「電子帳簿保存法(スキャン保存)」対応で大幅なコスト削減と業務標準化を実現  


SAP Solution Extensions (SolEx)の第1回目は、「電子帳簿保存法(スキャン保存)」対応で大幅なコスト削減と業務の標準化を実現した武田薬品工業様の事例とソリューションのポイントをご紹介させて頂きます。

ご承知のように、2015年9月30日施行された電子帳簿保存法の一部改定で、上限金額(30,000円)の撤廃や、電子署名が不要になるなど、電子化の実現の足かせになっていた”ハードル”がいくつか取り除かれ、更に今年3月末には紙のスキャン以外に「スマホ写真」での申請も対象になるなど、一気に企業の電子化実現の機運が高まっています。

今回は、2005年から検討された新基幹システム刷新(SAP ERPをご採用)のプロジェクトで、「経理業務の標準化と効率化」を目的に「SAP Document Access by OpenText(以降、SAP DocAccess)」を導入され効果を上げていらっしゃる武田薬品工業様の事例をご紹介することで、皆様の電子化対応実現のヒントを得て頂きたいと思います。

「紙ベースの証憑管理の電子化による経理業務の標準化と効率化」

同社の会計センター所長(当時)は当時を次のように振り返ります。 「以前は紙ベースの証憑を手作業でファイリングして管理を行っており、月当たり段ボール箱50個分ものボリュームになっていて大きな負荷がかかっていました。営業担当などから”何年何月の証憑がほしい”といった依頼があった場合など保管庫から探し出すのは大変な作業でした。」

新経理システムがSAP ERPに決定した後、証憑電子化を進めるソリューションとしてSAP DocAccess を採用された理由を以下のようにご評価いただいております。「既に多くの実績があったSAP DocAccessは、ERPのトランザクションやプロセスと各種文書を関連付け、ドキュメント管理を支援するソリューションです。紙ベースの証憑をスキャンして電子化し、アーカイブ用サーバーに退避させ、必要に応じてオンデマンドで取得できるようになり、最大の課題であった効率化という面で大きな成果が期待できます。また、将来的なe文書法への対応も判断基準となりました。」

Casestduy_takeda

Casestudy_DA_Takeda-Pharmaceutical_Fin

2015930日の電子帳簿保存法一部改定(緩和)」でも・・・

昨年9月以降、弊社でも毎月のようにSAPユーザー様を対象にした関連ソリューションセミナーをして参りました。そこでよくユーザー企業様から聞かれたのは、「まだまだハードルが高い」でした。

前述のように、上限金額(30,000円)の撤廃や、電子署名が不要になるなど、電子化の実現の足かせになっていた”ハードル”がいくつか取り除かれた一方で、「入力時間」と「タイムスタンプ」について現実的でない、というご意見が多いです。

具体的には、 国税関係書類の作成又は受領から最長1ヶ月と1週間以内に入力とあります。 つまり、月締め処理とほぼ同じサイクルで対象とする全ての証憑類にタイムスタンプを押して電子化する必要があります(間に合わなかったものは原本保持)。おそらく会計システムと電子化ソリューションがばらばらのシステムであると、現実的にはかなり難しい対応でしょう。 また、認可を受けるための申請についてもどのように進めたらよいか不透明です。

SAP ERP + SAP DocumentAccess by OpenText」の実現イメージ

セミナーでは、以下のソリューションのご説明をさせていただいた後に、皆様から「ハードルが下がった」とのコメントを頂いております。

Slide1

DocAccessの特長:証憑スキャン用紙に予めバーコードを印刷。バーコードとERPの伝票番号をDocAccessにより自動で紐づけ。しかもタイムスタンプも押印されます。

なお、e文書法の対象でもある「請求書」については、OCR機能を用いて自動でSAP会計に起票もできるソリューション(SAP Invoice Management by OpneText)もご提供可能です。

<お問い合わせ>

今年から具体的なプロジェクト検討される企業様が多いと思いますので、個別のご相談形式で承ります。まずはお気軽に以下までご連絡下さい。

SAPジャパン株式会社
パートナー事業統括本部 ソフトウェアソリューションパートナー担当
高橋 浩二
koji.takahashi@sap.com