攻めの採用 第3回 – 採用プロセスの効率化と分析

こんにちは。SAPジャパンの籔本レオです。「攻めの人事」というテーマで人事領域に関連するトレンドや考え方を紹介しています。
今回のテーマは「攻めの」採用として、採用手段やプロセスについて説明した上で、自社の採用を見直すためのヒントを紹介していきます。第1回では採用手段について分類や特徴、第2回では自社の採用を見直すポイント及び採用プロセス(Source：母集団を形成する, Engage：関わり合う)について紹介させていただきました。第3回では続きの採用プロセス(Hire：採用する, Onboarding：入社する, Analytics：分析する)について紹介します。

(第1回はこちら)
(第2回はこちら)

採用プロセスの全体像

3.Hire：採用する

エンゲージされた候補者の母集団を形成した後は、必要な人材を実際に採用していきます。採用については、選考方法、ステップ数等さまざまな考えはありますが、ここでは選考・採用管理という点で本プロセスを整理します。
選考プロセスについて、最近は今までなかったようなプロセスで進める会社も出てきていますが、今回は一般的な選考プロセスの主要なステップである、「スクリーニング(書類選考)」→「インタビュー(面接)・選考プロセス管理」→「オファー(採用通知)」という流れで説明します。

1)スクリーニング(書類選考)

スクリーニングとは、選考の初期段階で書類チェックや筆記テストにより形式的にふるいにかけるステップであり、最低限必要なスキル・経験の確認等が行われます。定型チェックで足切りせずに、応募者と1人ずつ対面で見極めたいということもあるかもしれませんが、後続の面接では各部門の方がそれぞれの業務時間を削って対応することになりますので、面接の効率化のためにも必要となります。
一方、あまりにも厳しい基準にしてしまうとポテンシャルのある候補者まで通過できないということもあり、いかに適度な基準で効率的に見極めていくかが求められてきます。最近では候補者の履歴書情報から自動的にスキル・経験を読み取りスクリーニング判定をしてくれる技術もでてきています。

2)インタビュー(面接)・選考プロセス管理

スクリーニングされた候補者はインタビューステップに進んでいきます。適切にスクリーニングすることで、インタビューすべき人が適切に絞られていきますが、それでもインタビュー日程の調整、部屋の確保、関係者への連絡・情報共有等のオペレーションがあり、1つ1つ個別対応していくとそれなりの工数がかかってしまいます。
また、複数ポジションの選考を同時に進めている場合、同一ポジションに複数候補者が存在する場合等もあり、選考状況の把握、進め方の調整も必要となってきますが、選考プロセスを一元的に管理できる仕組みにより、オペレーションの効率化及び選考パイプラインの見える化を図ることができます。
さらに、インタビュー自体の質を高めるために、選考ポイントの定義やフィードバックの定量・定性的な管理をしておくことも重要です。

3)オファー(採用通知)

選考プロセスを通過した候補者にはオファーを提示します。ここではオファーレター作成や、サイン取得プロセスの効率化がポイントとなります。事前にテンプレートや、募集ポジション、要件等の条件を定義しておけばオファーレターの自動作成は可能であり、また、オンライン画面での電子サイン(画面上での手書きサイン)で取得することにより、紙郵送・受領プロセスを省略することもできます。
これらはオペレーションの効率化につながりますが、それだけではなくオファープロセスの早期化という効果もあります。優秀な候補者は複数の会社からオファーを受けることが多く、オファープロセスでもたもたしているうちに他社に決めてしまうリスクもあります。また、仮にオファーを断られてしまう場合はすぐに次の候補者に声をかけたいということもありますので、少なくともオペレーション上の理由でこれらの機会損失を起こさないことが重要です。

※詳細を確認されたい方は、Web、電話: 0120-554-881（受付時間：平日 9:00～18:00）へ、
お気軽にお問い合わせください。

4.Onboarding：入社する

オファーレターのサインを受領した後は、内定者とは入社日まで会うことはないので、内定者のことはいったん忘れてしまいしょう。

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としていると、入社者のエンゲージメントが上がらず、入社後の会社環境、自身の役割のキャッチアップに時間がかかってしまいます。新卒一括採用のように内定時から入社日までに期間が空いている場合は内定辞退というリスクもあります。

会社環境や自身の役割をキャッチアップするまで、通常活躍している状態の50%程度の生産性だとすると「(1日あたりの)入社者の人件費 x キャッチアップまでの日数 x 50%」分のコストが無駄になっていると考えることもできます。入社1日目から会社環境に馴染み、自身の役割をキャッチアップし、エンゲージメント高く貢献してもらうには、オンボーディングプロセスが重要となります。
具体的には、会社環境・文化の共有、入社後関わる人(直属上司、同僚、担当人事等)の紹介及びコミュニケーション、入社前トレーニングの提供等があります。内定者によっては入社日前日まで現在の仕事で多忙であったり、しっかり休暇をとりたいという方もいますので、これらのコミュニケーションを強制すべきではありませんが、オンボーディングサイト、内定者ポータルといったものを提供し、任意でこれらのコミュニケーションをとれる状態にしておくことが望ましいです。
また、このようなサイトを活用することで、入社書類の授受、入社初日の案内等、入社手続きに関するオペレーションを効率化することもできます。

※詳細を確認されたい方は、Web、電話: 0120-554-881（受付時間：平日 9:00～18:00）へ、
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5 Analytics：分析する

ピープルアナリティクスという言葉は最近トレンドになっていますが、採用領域についてもさまざまな分析テーマがあります。今回は分析の例として、「採用ROI」、「採用マーケティング」及び「ハイパフォーマー分析」について紹介します。

1)採用ROI

人事領域、タレントマネジメント領域はROI算出の難易度が高い、現実的な効果が見えづらい領域といわれますが、その中で採用領域は比較的ROIが出しやすい領域だと考えます。採用に力を入れている会社は採用コストを多くかけています。採用担当者、採用プロセスに関わる関係者(募集元マネージャ等)の人件費を除いても、募集広告、採用サイト使用料、採用イベントコスト、採用エージェントフィー等の見えるコストがあります。

• 「とにかく多くの募集広告、有料サイトへの登録という方法ではなく、自社サイト経由で優秀な候補者が集めることができれば。。。」
• 「採用エージェントに依頼しなくても、自社採用メンバが優秀な候補者を発掘しコンタクトができれば。。。」
• 「自社のタレントコミュニティに候補者の母集団が形成されており、必要な時にいつでも候補者にコンタクトができれば。。。」

例えば、このようなことを実現できれば採用コスト削減によるROI創出が可能です。
その他、目に見えづらいものではありますが、

• オペレーション効率化による作業コスト(工数)の削減
• 適切なスクリーニングによる募集元マネージャの時間削減
• 入社後キャッチアップ期間短縮による生産性の向上

のような効果を算出することも可能です。

2)採用マーケティング

最近では「採用マーケティング」という言葉もよく使われるようになりましたが、採用手法、チャネル、候補者の傾向等が多様化している中、採用活動の内容によって効果・効率が大きく変わってきます。長年続けてきた方法では過去に比べて優秀な人を獲得しづらくなってきているかもしれませんし、また、メディアでとりあげられるようなトレンドに乗っても必ずしも効果があるとは限りません。
自社、募集職種、募集地域等によってどのような方法が効果的なのかを知るには、自社の状態を分析することが必要です。採用プロセスをデータで管理することにより、採用チャネルの選び方、募集案件・広告の出し先、適切な母集団サイズ、選考ステップごとの候補者の絞られ方、募集を出してから採用が決まるまでの日数等、さまざまな指標を取得することができます。
また、上記の他、タレントコミュニティでの母集団のサイズや募集元となる事業部門からのNPS(ネット・プロモーター・スコア)も取得し、採用チームのKPIとすることで、より戦略的な組織として活動できるようになります。

3)ハイパフォーマー分析

採用した人は期待どおり・期待以上に活躍しているでしょうか。

• 「すばらしい経歴をもった候補者を高額で獲得したが1年もたたずに辞めてしまった」
• 「鳴り物入りで入社した敏腕マネージャが2年たってもまだ能力を隠し続けている」
• 「面接ではあれほど前向きだったのに入ってみると常に言い訳しかしない」

予定どおりの採用ができたとしても、その後期待どおりに活躍していなければ採用は失敗です。とにかくハイスペック人材を獲得すれば活躍するわけでもなく、また、短期間で辞めることなく長期間働いてくれる人材が「ただいる人」になってしまうこともあり、多くの採用担当者は自社に適した人材、自社にとってのハイパフォーマーとなる人材について考えていることと思います。
これらを経験・勘ではなく、データで語るには、入社した人材がその後どうなっているかを追っていく必要があります。採用データと入社後のデータを組み合わせることで、自社にとってのハイパフォーマがどのような経路で応募してきたのか、採用時どのような評価であったか、といった分析ができるようになります。

以上、3回に渡って「攻めの」採用について考え方を紹介させていただきました。いかがでしたでしょうか。「守りの人事から攻めの人事へ」変わる参考となれば幸いです。

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