リモートワーク時代におけるシン・働き方改革


今回突然降りかかったコロナ禍において、元々の社会課題であった「働き方改革」の位置づけが曖昧なものになっています。確かにソーシャルディスタンス・検温・衛生管理といった当初想定外の業務は増えましたが、本質的にはむしろ「働き方改革」を推し進める機会とみることも出来、本投稿では今だからこそ考え直すべき働き方改革について触れてみます。

まずはあらためて「働き方改革」の目的を、政府の言葉を引用しておきます。

働き方改革は、一億総活躍社会実現に向けた最大のチャレンジ。多様な働き方を可能とするとともに、中間層の厚みを増しつつ、格差の固定化を回避し、成長と分配の好循環を実現するため、働く人の立場・視点で取り組んでいきます。

首相官邸「働き方改革の実現」

つまり、「働く人の立場で公正かつ公平な機会を提供すること」を意図としているため、むしろ物理的な場に支配された「空気」が通用しにくい今の環境こそ、本来目指す「働き方改革」の必然性が相対的に高まったとみることが出来ます。

但し、その変革の進め方には配慮する必要があります。平時であれば、自社の戦略に照らして現状業務を再構築し、重要でないものは自動化または外注を活用してコアの業務に集中する、とある意味ドライに唱えられます。
しかし、今のようなコロナ禍においてはそのような理論先行型アプローチはより現場に混乱を与えるリスクが高まります。
今、我々が真っ先に配慮すべきは「従業員が安全・安心に働ける環境づくり」です。
つまり、まずは従業員の視点にたち、リモートでも業務を遂行できる環境を用意し、その環境下で段階的に生産性向上を目指した働き方へシフトしていくことです。
これを経営者の視点で言い換えると、まずは落ち込んだ国内外の事業活動を立て直す「回復力」に重点を置いたうえで、新しい働き方における「収益力」の強化を目指していき、中長期的には新しい事業環境における「サステナビリティ(持続可能性)」も織り込んでいきます。

若干抽象的な表現が続いたので、もう少し業務視点での変革の具体的な流れを、自社事例も交えながら説明します。

従業員に安全・安心を提供するためには、リモートでも快適に企業からの案内や方針など情報を簡易に入手出来るIT環境と、かつそれを通じて従業員からも発信して対話出来る仕組みづくりがスタートになります。そしてそれは以後の活動においても継続する必要があります。

SAPジャパンでも、従業員を守るために早々に原則としてリモートワークとする方針を打ち出しました。
とはいえ、この方針を打ち出した当初は不安もあり、目の前に直面した課題を必死に1つ1つ解決していくしかありませんでした。
例えば、自宅にリモートワーク用の機器(ヘッドセット等)が整ってない従業員に対しては、コロナ禍により品薄状態が続くなか、自宅にいながらいち早く受け取れるよう、通常会社で受け取る購買の納付先を自宅も選べるよう社内ルールを変更しました。
また、従業員だけでなく同居家族の方もストレスなく過ごせるようなコンテンツ配信なども始めました。(例えば運動面では有志によるオンラインストレッチも開催)
従業員からの声はQualtricsという自社製品を通じて収集&改善策を練り、加えて全従業員が参加出来るオンライン会議を頻繁に設けることで出来る限り対話の場を設けました。

このようにリモートワークで働く基本的な環境が整備出来たら、次は紙やハンコ、つまり出社や対面でないと難しい既存業務を費用と効果の両面で洗い出し、費用対効果の高い活動から順にデジタル化に着手していきます。
SAPを例に出すと、こちらは幸い元々電子署名(DocuSign)やデジタル文書管理(OpenText)のプラットフォーム化を推し進めていたので、無理なくリモートワーク下でも業務を継続することが出来ました。

上記の結果としてコスト削減効果が出てきたら、そもそもの業務フローをコロナ禍での新しい戦略をにらみながら見直していく活動に移ります。
「新しい戦略」と書きましたが、今回のパンデミックを経験して、企業の中には持続可能性、いわゆる「サステナビリティ」を強く打ち出そうとする企業もあります。他にも、従来は店舗販売重視の企業が、店舗を大幅閉鎖してコマースにシフトするなどビジネスモデルを見直そうとしている企業もあります。こういった戦略転換も踏まえて業務を再設計していく必要があります。
但し、業務再設計の進め方にも工夫が必要です。現況下では大人数へのヒアリング・議論・調整等が平時より困難になっているため、過去の業務ログからその問題点を洗い出し新たに業務フローを策定・実装する、というやり方もあります。
SAPもこの方式を採用しており、SAP S/4HANAの業務ログを可視化・診断して(SAP Process Mining by Celonis)、理想とする業務フローとの乖離に対して改善活動を地道に続けています。業務ログというある意味客観性のあるデータを活用するため、関係者間での納得性・合理性が備わり、業務フローの見直しに協力してくれる可能性が高まります。

これらを簡単にモデルで表現したのが下図となります。
リモートワーク時代の業務変革ステップ

もしこの図式だけでは実用面で厳しいと感じる方のために、4つの視点でその成熟度を推し量るという進め方も試してみてください。日常的なコミュニケーションが困難になっている状況下においては、できる限り透明かつ可視化した状態で変革を推し進めることが重要となります。

Policy:コロナ禍での新たな事業戦略及び従業員ワークスタイル方針
Process:上記に基づくプロセスの可視化・自動化・高度化の度合い
Platform:上記の方針・プロセスの洗練性を実現するためのICT基盤
People:従業員のエンゲージメント・マインドセット・スキルの高さ

勿論、全ての組織が全て上記視点で満点を目指す必要はありませんし、個社特有の成熟度指標もあるでしょう。それより重要なのは、成熟度モデルのこだわりではなく、従業員が安全かつ安心に、そして何よりも輝いて働けるための仕組みづくりであり、そのためにテクノロジーを導入・運用することが、今の新しい「働き方改革」において極めて大事な意味を持ってきます。

上記の中で自社事例にも触れてはいますが、我々も想定外のことで試行錯誤の連続であり、今でも継続中といっても過言ではありません。
過去の意思決定や行動が全て正解だったのかどうかは今でも分かりませんが、少しでも1つのケースとして読者の皆様の参考になるようであれば、今後もBlogやその他媒体を通じて発信していきたいと思います。