リモートワークでのハンコ決裁をSAP Signature Managementが解決します。


いま、もともとトレンドとしてあった働き方改革の一環としてのリモートワーク実践がCOVID-19への対応のためさらに推奨されています。
とはいうものの、モノづくりやサービスなどの現場ではリモートワークは難しいのが現実です。
その点を鑑みると、リモートワークが比較的容易なオフィスワーカーの場合は、今日の社会的なリスクを下げるためにも一層のリモートワークが求められている状況といえます。
ただ、多くの日本企業では、オフィスワーカーがリモートワークを行い際の小さな障害がいくつも残っています。その一つが書類に押すハンコです。
282160_RegulatoryAgencies_R_purple
日本企業でも最近はビデオ会議、クラウドのコンテンツ管理やコラボレーションツールの導入により、オフィスに出社しなくても社内外との打ち合わせや商談をオンラインで実現できるようになってきていますが、その前後に必要となる書類業務はまだまだデジタル化に対応できていない企業は少なくないと思われます。
紙の書類で業務を進めるというのもリモートワーク推進の妨げになる基本的な障害の一つですが、その障害とセットになりやすいのが今回のテーマのハンコです。
その要因として、日本独自の稟議・決裁プロセスの中でハンコを使用することが文化として強く根付いている。つまり、ハンコを捺印することが「自分が自己の役職責務において部下や顧客、サプライヤーなどからの要請を確認もしくは承認したことを記録に残す」というビジネスの基本を掌るキーイベントとなっていることや、いくらデジタル化といっても外部企業とのシステム連携などハードルが高くできないといったことなどが挙げられると思います。

これを解決する策の一つが電子署名ソリューションをうまく活用することです。
責任者の”承認”や”決裁”というコミットメントを、社内及び企業間でデジタルで橋渡ししてくれるソリューションです。
例えば、SAP S/4HANA、SAP Ariba、 SAP SuccessFactorsなどを利用している際に、それぞれの仕組みから生成される帳票(指示書、注文書、契約書など)に対して責任者や担当者の確認や承認を記録することが必要な場合、ワークフロー上でワンクリックで処理が済む電子署名ソリューションを使えば、ワンクリックの署名後に、署名文書がそれぞれのシステムに自動的に書き戻されるといったことまで可能です。勿論、外部とのやりとりが発生する業務であっても同様に一気通貫でデジタル化が可能です。さらに、電子署名ソリューションには、署名文書の改ざん防止や印紙代が不要になるというメリットもあります。

SAPは、電子署名ソリューションをSAP Signature Management by DocuSignという製品で人事、購買、営業、顧客サービスなど企業の業務部門向けに提供し、SAP自身もこの製品を社外のパートナー、お客様といっしょにフル活用しています。
SAPジャパンの代表取締役社長 福田 譲がその取り組みを紹介しているビデオが公開されていますのでこちらもぜひ参考にしてください。