グループウェア/ファイルサーバーに散在する「非構造化データ」管理を刷新すると情報管理はどう変わる?


こんにちは、SAPジャパンの野田です。今回は、社内のファイルサーバー内の個人フォルダやパソコンに埋もれてしまっているファイルに代表される「非構造化データ」管理の仕組みを刷新し、エンタープライズコンテンツマネジメント(ECM)の世界へと発展させていくための手段と効果について、事例を交えながらご紹介したいと思います。

まず、企業における情報管理の区分けとして、「構造化データと非構造化データ」という種別があります。 (当ブログ「非構造化データの連携による究極のリアルタイムの実現」を参照)

構造化データは、基幹システムのような特定のアプリケーションによりデータが意味ある形で体系立ててセキュアに管理されますが、非構造化データは、文書管理に代表されるようにタイトルやインデックスは付与されるものの、“紙やファイル”のまま管理されるのが通常です。例えば、構造化データをSAPのソフトウェアで管理する場合、「構造化データと非構造化データ」を比較すると下記の通りです。

Picture1

構造化データは、システムにおけるルールに基づき集中管理されますが、非構造化データに関しては、データ量が圧倒的に多いにもかかわらずその内容の精査がなされないまま散在し、情報漏洩や自然災害によって破損してしまうリスクに常にさらされています。昨今、このように蓄積され続けてきた非構造化データを再編成し、いかに、

  • 効率的に非構造化データを管理し、業務効率を向上させるか?
  • 非構造化データに蓄積された情報を資産として活用し、インフォメーションワーカーの知識向上に繋げるか?
  • 非構造化データに潜む機密情報のセキュリティを強化するか?
  • 不要な非構造化データを廃棄してTCO削減を図るか?

が重要なテーマとなっています。以下では、事例を取り上げながらさらに説明したいと思います。