企業内SNSがワークスタイルを変えた!?―関係者300名のマーケティングイベントを成功に導いたSAP JAM実践事例を紐解く


こんにちは、SAPジャパンの酒井です。もはや見ない日は無いといっていいTwitterやFacebook。皆さんはお使いでしょうか?このSNSならではのメッセージ波及力は、仕事でも活かしたいところです。しかし、社内で閲覧が禁止されている企業も少なくないと聞きます。そんななか、今、企業内のさまざまなプロジェクトで企業内SNSを使ったコラボレーションが注目されています。

このブログでは、SNSを使った企業内コラボレーションの有効性を、社内外約300名のプロジェクト関係者が協力して成功させたSAP国内最大のイベントSAP Forumでの実践事例から紐解いていきたいと思います。

SAP Forumを支えたコラボレーションプラットフォーム「SAP JAM

去る7月に東京、大阪、名古屋の3都市で開催されたSAPの国内最大のイベントSAP Forum。SAPの新しい戦略やテクノロジーをお披露目する年1回のビッグイベントです。このSAP Forumの運営に活用したのが、SAP が独自開発したパブリッククラウド型の企業内SNS「SAP JAM」でした。

参加登録者総数およそ5,000名という国内最大のイベントだけに、その企画・運営を担うスタッフも、SAP ジャパン社内と外部のパートナー企業を合わせ、総勢300名超に及び、その総費用は「億」単位になります。また、SAPの1年を通じてもっとも重要なイベントだけに、万が一運営のミスや事故が起これば、企業イメージに大きな影響を与えかねません。その意味でも、関係者は最大級の緊張を要求されるイベント、それがSAP Forumです。

本年度のSAP Forumにあたっては、経営から人員・リソースは昨年と同じままに、昨年の倍以上のお客様へプロモーションをするイベントにすることが求められました。そして、その目標は見事達成され、昨年比2倍にあたるおよそ5,000名の皆様に参加登録をしていただくにいたりました。

このクリティカルな現場と膨大な業務タスクを効率的に、かつトラブルなく進めていくためのコミュニケーション基盤となったのが、今回ご紹介するSAP のコラボレーションプラットフォーム「SAP JAM」です。

【実際に使われたSAP JAMのランディングページ】
写真には、SAPジャパン本社ビル受付に設置された告知柱が使われている。来社された方はそのインパクトからご記憶ではないだろうか?マーケティング部門の開催への意気込みが感じ取れる。

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SAP JAMでのコミュニケーションをフルに使って、限られた時間を有効活用

IMG_6161それでは、実際にSAP JAMをどのように活用し、どんな成果やメリットが得られたのでしょうか。SAP Forumの責任者を務めたSAP ジャパン マーケティング本部 プログラムマーケティング部 部長の神山峰郎は、SAP Forum会場となったSAPジャパン本社1階ロビーに立てられた「告知柱」の制作過程で、SAP JAMの効果を明確に感じることができたと振り返ります。

イベントの準備過程でも、とりわけデザインや造形を伴う制作物では、締め切りが迫るにつれて、再検討や作り直しといった煩雑な作業が発生し、しかも時間に追われる中で連絡ミスやデザインのバージョンの先祖返りといった手戻りによるスケジュール遅延のリスクも高まってきます。

「制作の締め切り前後になると、SAP JAM上で関係者同士の連絡がものすごい勢いで行き交います。こういう場面でも従来のメールに比べて格段にリアルなやりとりが可能なため、懸念された遅延などはまったく起こらないばかりか、逆に品質を上げることができました」。

実際に告知柱のデザインについてされたやりとり
締切が迫る中、電車の中や空き時間も使って、デザインの細かな修正を複数の外部パートナと詰めていった。メールでのやり取りだと、認識の齟齬や図版の先祖がえりが心配されるところだが、SAP JAMを使うことでその心配は大幅に軽減され、逆にスピードも品質も向上した。Picture4

スタッフ同士の連絡の俊敏性向上と、きめ細かなコミュニケーションが実現したことで、デザインの練り上げにも十分な時間を確保できました。告知柱の制作担当者は、代理店のデザイナーから上がってきたデザインの検討や、変更指示、要望の追加といった一連のやりとりまでも、すべてSAP JAM上で進めることができたといいます。

告知柱はSAPジャパン本社に来社されるすべてのお客様が最初に目にするものだけに、デザインの良し悪しはもっとも重要な要素です。一切の妥協は許されません。

「そこで、担当者は通勤電車や自宅にいるわずかな時間を使って、モバイルからSAP JAMにアクセスし、代理店やデザイナーと納得のいくまで検討を重ねました。その結果、厳しいスケジュールの中で十分に満足のいくものができたと実感しています」(神山)

こうした小さな空き時間の活用に加え、SAP Forumの運営チームでは、SAP JAM を使ってワーキングタイムそのものを最大限に有効活用する試みにも取り組みました。イベントの準備期間中の忙しいときに、複数のメンバーが対面で話し合う時間は限られています。そこで、SAP JAMのディスカッションで解決できるレベルのことは、すべてSAP JAM上であらかじめ議論を重ねて済ませるように徹底しました。

「SAP JAMでやりとりして済む問題は全部そこで解決してしまい、本当に対面で話し合わなければならない重要事項だけを対面のミーティングに乗せるといった、メリハリの利いた時間活用がSAP JAMによって可能になったのです」(神山)

メールに煩わされることなく、コミュニケーション品質を向上

IMG_6368株式会社メジャース 事業推進本部 マーケティングプランニング部 アカウントマネージャー 八重垣周子氏は、SAP Forumの企画、制作、実施、運営まで全行程のサポートにあたった外部パートナーの1人です。同氏はSAP JAMを使ってイベント業務を行うのは今回が初めてでしたが、やはり、「告知柱」制作を通じて、予想を大きく超えるコミュニケーション/コラボレーションの品質向上を実感したと明かします。

「SAP JAMを使う前は、メールとフォルダ共有でSAPさんとやりとりをしていました。しかし、とにかくメールの数が膨大で、1つの案件の経緯を知ろうにも、過去のメールを探すのが本当に大変だったのです。時間は迫るし、SAPさんからの指示や発注内容を間違えてはいけないしで、ものすごいストレスがありました」

こうした課題も、SAP JAMで大幅に改善しました。SAP JAMでは告知柱を議論するスレッドに大勢の関係者が自分の意見を書き込んでいきます。リアルタイムにそのスレッドを見ていなかったり、途中から参加した人もスクロールすれば最終的にどのデザインが採用されたのか、その背景、経緯、設置までの注意事項などが一目瞭然で確認することができます。

メールの数も以前は1日あたり約250通に達していたのが、大幅に削減され、大部分の重要なコミュニケーションはSAP JAMに移行したことになります。

「メールの選別や検索にエネルギーや時間を奪われなくなり、当社からさらに外部の各種協力会社に作業を流す際も、ミスや手戻りの防止に大きく役立ったと実感しています。SAP JAM上でコミュニケーションすることで、その透明性が増し、お互いの信頼感や安心感につながったのではと感じています。」(八重垣氏)

情報セキュリティリスクからビジネスを守る上でもSAP JAM は有効

もう1つ特筆すべきは、SAP JAM の柔軟でしかも堅牢な情報セキュリティです。一般に企業の情報システム部門は、まだまだパブリッククラウド型のソリューションに情報セキュリティ面での不安を抱いているところが少なくないかと思います。そうした懸念もSAP JAMならば低減できると、神山は強調します。

「お客様向けのイベント運営でもっとも重要なことの一つに、1件の事故もなく終了させるということがあります。まして当社最大規模のSAP Forumでは、たとえば顧客情報の誤送信などが起きたら大変なことになります。SAP JAMは、そうしたリスクマネージメントの点でも大きなメリットをもたらしてくれました」

SAP JAMの具体的なセキュリティ機能としては、権限設定・管理などの基本的なユーザーのセキュリティ管理機能はもちろんのこと、従来のメールシステムでは実現できなかったメッセージのコントロールなども可能になっています。

「SAP JAM では一般のメールシステムと異なり、過去のログまでをすべてスレッドごとにクラウド上で保存・管理しています。このため万が一誤って重要なファイルのリンクを間違った相手に送信してしまった場合も、クラウド上のファイルをすぐに取り消すことが可能です。取り消すだけでなく正しい情報と差し替えるといったこともできるので、事故の被害を最小限に抑えることができます」(神山)

誤って送ってしまった内容によっては、取引停止や商談の中止などビジネスに致命的な打撃を与えかねません。しかし、イベント準備段階での慌ただしいやりとりの中では、メールの宛先を類似のものと間違えたり、違うファイルを添付してしまうなどの事故は起こりやすい状況にあります。その際に、メールでは一度送信してしまったらば、取り消したり、差し替えたりということは事実上できません。

IT部門が率先して企業内 SNS を活用するチャレンジを!

さて、今回SAP ForumにおけるSAP JAMの活用をご覧いただきました。しかし、まだまだ世の中の企業のIT 部門は、いわゆるパブリッククラウド型のコミュニケーションにセキュリティに代表される漠然とした不安のイメージを払拭できず、業務部門から必要の声が上がっていながら、躊躇しているのが現状ではないでしょうか。

たしかに、いったんセキュリティ事故が発生すれば、IT担当者は厳しい立場に立たされ、辛いリカバリー作業を余儀なくされます。実際過去に経験して、あえて新しいリスクを取ることに慎重になっている方も少なくないでしょう。しかし今回のSAP Forumの事例をご覧いただいても、企業内SNSが業務品質やセキュリティを飛躍的に向上させることをご理解いただけたと思います。

ビジネスはコミュニケーション/コラボレーションの積み重ねです。そのプロセスをいかに効率化し品質を向上させることこそが、最終的なプロジェクトの成否を決めるといっても過言ではありません。その意味で、コミュニケーション/コラボレーションの生じるところには、必ずSAP JAMの活用のチャンスがあるといえるでしょう。

最近の若年層はEメールを使ったことがないといいます。それだけSNSが普及しており、それは今後ビジネス(企業)の世界でも同じことが起きると言われています。筆者は、このSAP Forumの事例を通して、そういった時代が到来したことを実感したと同時に、企業の世界でこそ、この新たなコラボレーションプラットフォームの必要性を実感しました。

読者のIT部門の皆様はこのブログを通して同じように感じていただけたでしょうか?筆者はまず、 IT部門がみずからのITプロジェクトにこうした社内 SNS を活用し、その成果や実績を社内の業務部門に率先して広めていく取り組みが今こそ必要と考えています。もし、迷われましたら、ぜひお近くのSAP社員にご相談ください。SAPでは日本はもちろんのこと、全世界拠点の全従業員65,000人がユーザーとして利用していますので、きっとその効果や必要性を皆様にご説明差し上げるでしょう。

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