BIツールとは?Excelとの違いを知って上手に使い分けよう!

多くの企業が利用しているExcelも、分析するデータ数が多くなると業務が複雑になります。社内に蓄積した膨大なデータを活用するときにはBIツールが便利です。BIツールとExcelの違いや活用方法を知り、両者をうまく使い分け、業務を効率化しましょう。

BI(ビジネスインテリジェンス)ツールとは、企業内で蓄積されたさまざまなデータを収集し分析を行い、経営の意思決定をサポートするツールです。「多様なシステムを導入し、あらゆるデータを集めたものの、活用方法がわからない」。そんな悩みを解決するBIツールとは何か、Excelによる情報分析と異なる部分について解説します。

BIツールとは

BIツールとは、会計、販売、営業、在庫などさまざまな社内データを集積し分析を行うツールのことです。多くの企業では、販売管理や顧客管理、会計管理などを行うため多様なシステムを導入しています。しかし、それらから集めたデータを有効利用している企業は少ないでしょう。社内で分散しているデータを集め、BIツールによって分析することで、経営に活用できるデータを瞬時にアウトプットできます。

BIツールによって出力されたデータは、グラフや表となって可視化されます。これによって誰もが分かりやすいデータとなり、会議資料の作成もスムーズになるでしょう。特にチーム単位で動くプロジェクトには最適なツールです。BIツールでは、次の3つを行うことでデータを有効活用します。

インプット

利用しているさまざまなシステムからデータを取り込み、ツール内にインプットします。データソースの形式を問わずにインプットでき、異なる部門から上がってきたデータも簡単に統合できます。

分析

集められたデータを分析する際には、売り上げ、原価、利益、在庫など、どの指標を利用するのかBIツールに指示します。

アウトプット

分析したあとは、グラフや表、レポートにアウトプットできます。分析結果はBIツールのダッシュボード機能により共有可能です。モバイル端末用アプリのあるBIツールなら、いつでもどこでも分析結果にアクセスできます。また、PDF、CSV、Wordといったファイル形式へのエクスポートも可能です。

Excelとの違いは?

ExcelでもBIツールと同じようにデータを集計してグラフを作成することができます。ただしExcelとBIツールには決定的な違いがあります。それは「形式の違うデータソースを手軽に取り込めるかどうか」という点です。

Excelはスポット的なデータ分析には向いています。しかし異なる部署間のデータを統合したり、形式の異なるファイルからデータを抽出したりといったことには向きません。すべてをExcelで行おうとすると、工数が多くなるため膨大な時間を要し、業務が煩雑になってしまうでしょう。

しかしBIツールであれば、さまざまなデータソースに対応しているため、社内に分散して管理されているデータを統合し分析することができます。グラフや表の作成も自動で行われ、情報をリアルタイムで利用できるのも特長です。また、Excelは関数の知識がなければ使いこなせませんが、BIツールなら特別な技術がなくとも利用できます。

BIツールとExcelを使い分けるコツ

BIツールとExcelを比べると、BIツールだけあればExcelはいらないのではないかと考えてしまいますが、Excelの方が向いている業務もあります。BIツールとExcelを上手に使い分け、業務の無駄を省いていきましょう。

Excelの方が向いている業務

単一データをもとにした表やグラフの作成は、BIツールを利用するよりもExcelを使った方が便利です。チームではなく個人でプロジェクトを進めていくときにも、BIツールを利用するより、Excelの方が気軽に利用できるでしょう。

そのほか、更新の必要がないデータを作成するときや、繰り返し利用しないデータを作成するときもExcelの方が扱いやすいでしょう。

BIツールが必要な業務

ExcelではなくBIツールが求められるのは、社内外で情報共有が必要になったときや、社内にあるデータを効率的に分析したいときです。活用したいデータ数が多くExcelでは業務負担が大きくなるときには、BIツールを利用することで業務の効率化を図ることができます。

経営判断に必要なデータを今すぐ可視化させたい、大事な会議に必要な書類をすぐに作りたいといった場合にはBIツールが便利です。

集積されたデータを効率的に分析するBIツール

取引件数が少なく、処理する情報量が少ないときにはExcelの方が便利だといえるでしょう。しかし、企業成長に伴い社内の情報量が膨大になってしまっているのであれば、すぐにでもBIツールを利用すべきです。BIツールの優れている点は、データソースがExcelに限定されず、各種クラウドサービスや外部情報まで取り込み、データの可視化が行えることにあります。大量の情報を即座に分析してくれるBIツールは、経営の強い味方になるでしょう。

複数のシステムを利用してきた企業では、新しいツールを導入しても操作方法が複雑で、有効活用できるまでにはある程度の時間が必要、というイメージがあるかもしれません。しかしクラウド型のBIツールSAP Analytics Cloudなら、たった数回クリックするだけで、今欲しい情報を即座に取り出し、迅速な経営判断が行えるようになります。専門的な知識がなくても簡単に利用できるBIツールを利用し、経営を加速させていきましょう。