プロジェクト管理を効率よく行うコツ

プロジェクト管理においてガントチャートを作成し、タスク管理のできるツールは必須です。Excelや無料で利用できるクラウド型ツールもありますが、どれも機能に制限があり、効率的なツールとはいえません。ERPシステムを利用して、簡単かつ高効率なプロジェクト管理を実現しましょう。

効率的に目標を達成したいとき、重視したいのはプロジェクト管理です。目的のために計画を立てるだけがプロジェクト管理だと思われがちです。しかし、管理者は目的達成まで常に気を抜くことができません。計画通りにプロジェクトが進んでいるか、チームメンバーは適切か、作業の割り当てに問題がないか、いつでも目を光らせている必要があります
このように大変なプロジェクト管理を効率的に行いたいのであれば、いくつかの方法を試してみましょう。ここでは、プロジェクト管理の必要性と効率化について紹介します。

あらためて考えるプロジェクト管理の必要性

プロジェクト管理は、効率的に業務を進めるうえで欠かせないものです。ひとつのプロジェクトが開始し終了するまでには、社内外を含め多くの人が携わっています。プロジェクト管理によって、「今、何をすべきなのか」「だれが何をしているのか」を意識しながら業務に当たることで、無駄な動きをなくし適切に仕事を進められます。
プロジェクトに関わるチームメンバーの動きにスケジュールを立てることで、ある程度効率よく仕事を進めていくことができますが、それだけでは不十分です。プロジェクト管理はただのスケジューリングではありません。適した場所に人材を割り振ったり、計画のズレを修正したりといった、細かな配慮や作業が必要な業務です。適切なプロジェクト管理は、業務の効率化だけではなくコスト削減も可能にするでしょう。

プロジェクト管理をExcelや無料ツールで行う方法

どのツールも利用することなくプロジェクト管理を行うのは困難です。まずはExcelや無料ツールを使って簡易的にプロジェクト管理を行う方法について紹介します。

ガントチャートの作成

Excelでガントチャートを作成してみましょう。ガントチャートとは、タスクの開始と終了の時間を「見える化」できる表のことです。作成方法は以下の通りです。

  • プロジェクトの開始予定、終了予定、担当者ごとの業務を書き出します。
  • Excelの列に「担当者名」を入力し、その下に担当者が行う業務内容を入力します。1セルに1タスク入力してください。
  • 行に日付や時間を入れます。
  • チームメンバー分のタスクにそれぞれどれだけの時間を使えるのか、セルの色分けで表示します。例えば1月10日から15日までの業務であれば、行の時間表示に沿って1月10日から15日までのセルに色を付けてください。
  • すべてのタスクの色分けが終わったら、プロジェクトの進捗状況を確認する日付にマイルストーンを表示させましょう。

進捗状況の確認

ガントチャート作成後は、業務を進めながらプロジェクトの進捗状況を都度確認していきます。計画通りに進んでいない場合には、リスケジュールを行わなければいけないでしょう。それを避けるためにも、プロジェクトの管理を行うプロジェクトマネージャーは、プロジェクト終了までメンバーの業務状況を確認、把握しておく必要があります。

無料ツールを使う方法

このように、Excelでのガントチャート作成はとても大変です。Excelと同様の機能を持つものには、URLで共有できるGoogleスプレッドシートがあります。また、ブラウザ上で簡単に情報や進捗状況を共有できるクラウド型の無料ツールもあります。
クラウド型の無料ツールには見やすく使いやすいものも多くあります。しかし、タスク管理特化型であったり、ガントチャートが作成できても共有人数に制限があったりと、大人数でのプロジェクト管理には適していないものも多いです。

プロジェクト管理で大切なのは情報共有

どんなツールを利用するにせよ、プロジェクト管理では「情報を共有する」ことが大切です。Excelやそのほかの無料ツールでは、この部分がうまくいかず、プロジェクトのチェックや修正に時間がかかってしまうことも多々あります。

ガントチャートを作成するだけでも、上司のチェックが入り何度も修正を行うことがあるでしょう。そうなると、プロジェクトを進めるための管理表の作成が、プロジェクトを進めるうえでのロスとなってしまいます。

多様なプロジェクトを管理できるERPシステム

さらに高効率なプロジェクト管理を目指すなら、ERPシステムであるSAP Business ByDesign を活用しましょう。このシステムに搭載されているプロジェクト管理機能なら、規模の異なる複数のプロジェクトをサポートできます。そのため、製品の開発、調査、マーケティングなど、ひとつのシステムで企業内のさまざまな部署のプロジェクト管理が可能です。SAP Business ByDesignなら、自社内だけではなく提携企業の人員を加えたプロジェクト管理も行えます。プロジェクトの進捗状況も、必要なときにすぐ確認可能です。システムを活用することでプロジェクトマネージャーが資料をまとめるまでの待機時間もなくなり、コスト削減にも大いに役立つでしょう。

ERPシステムでより透明性の高いプロジェクト管理を実現

適切なプロジェクト管理によって、計画通りに製造を進められるようになるのはもちろん、作業の効率化で無駄なコストを省くことも可能です。SAP Business ByDesign を利用することで、財務会計、購買管理、人事管理などのあらゆる情報が関連付けられ、信頼性の高いプロジェクト管理ができるようになります。プロジェクト管理はExcelでも行えますが、より分かりやすく管理者にとって手間のない方法を探しているのであれば、ERPシステムを利用してみましょう。

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