「購買の管理」なんて当たり前?重要性の再認識とビジネス戦略への積極活用

企業の購入や支払いを管理するのが購買管理。購買部門が集中管理することでコスト削減や不正防止などの効果が期待できます。購買管理をIT化するのはもちろんですが、経理や生産、販売などほかの基幹システムと連携することで、購買データを経営資源の最適化に役立てられます。

商品が販売されるまでには、製造業なら部品の調達、製造、保管、納品の流れがあり、小売業では仕入れ、保管、納品がそれに該当します。購買とは企業が自社の商品のもととなる原材料や仕入れ品を購入すること。購買を誤ることで、価格の高い資材を購入してしまったり、必要な量を確保できず生産に支障を来したり、仕入れ先との経理上のやりとりに無駄や間違いが生じたりします。そこで戦略的に取り組むべきである購買管理について解説します。

購買管理とは

「購買管理」という言葉はビジネスパーソンなら耳にしたことがあるかもしれません。ここでもう一度、購買管理についてその役割と重要性について整理してみましょう。

購買管理の対象と役割

購買管理の対象は広く、製造業では製品の原材料や部品の調達、その製作に必要な機械類や工具類の購入、半製品の調達や業務の外部委託などまでを含みます。

購買において大切なことは、必要な時期に必要な量の資材、原材料などを適切に購入することです。その調達コストを最小化するために、無駄を徹底的に排除するのが購買管理のひとつの役割です。現場の管理が甘ければ、仕入れた原材料が製品になるまで倉庫に長く眠っていたり、重複して購入してしまったりすることもあるでしょう。生産の見込みを誤り、廃棄資材が大量に発生する危険性もあります。それらを予防する役目を果たすのが購買管理です。

購買のコントロールのみならず分析の役割まで

適切な購買を行うには、過去の生産実績と予測に基づいた生産計画が必要です。そのうえで過去の購買履歴のデータと比較し、必要な購買量を想定したり、予測を立てたりするのが購買管理の役割のひとつです。「購買=コスト」が売り上げ計画を上回れば会社は赤字です。そこを基準にして売り上げ目標を立てることも考えなくてはなりません。つまり、会社の売り上げ計画は営業の計画からだけではなく、生産や購買の計画も併せて考える必要があるのです。ビジネスプランを立てるうえで、購買データを管理したり予測したりする購買部や担当の役割は大きいといえるでしょう。

仕入れ先の管理

原材料を購入するに当たり、担当者が知り合いの会社から購入し、その見返りで金銭を授受していたらどうでしょう。適正な購買とはいえず、相場より高い購入価格になる危険性があります。そのため、仕入れ先や購入先、業務の発注先を現場の担当者以外が管理するのが望ましいでしょう。それにより、不正や不適切な価格での取引を未然に防ぐ効果が期待できます。そして支払い時には、当初の計画どおりか、検収物は適正かなどを購買業務でチェックします。担当者と発注先の企業との慣れ合いの是正や、支払いでのミスの防止などにつながるでしょう。

購買の集中化

購入や発注を購買部門が一手に引き受けた方が企業のコスト管理や不正抑制の面で効果的なことがご理解いただけたと思います。購入額が大きくなるほどこのメリットは大きく、購買管理の必要性が高くなります。また、購買が一極集中することでIT化も進めやすく、効率的です。購買管理がデータに基づいた有用性の高いものになるといえるでしょう。

内部統制でも重要な購買

資金の使途は「何を」「いつ」「誰が」「なんの目的で」「いくらで購入し」「どのような使われ方をしたか」が重要です。これらをデータで厳格に管理することで不正の余地を極力少なくできます。このように、購買管理は企業の内部統制でも必要かつ効果的です。

購買管理の実際

それでは購買管理の工程や組織内での働きなどについて、もう少し具体的に見てみましょう。

購買の工程とIT化

購買管理の業務内容と流れを以下に記します。

  • 業務依頼(購入先や依頼先への打診)
  • 見積もりと積算(見積もり取得と価格が適正か判断)
  • 価格や納期の比較検討(適正価格での購入)
  • 購買と契約(内容確定)
  • 検査と検収(履行内容の確認および指示どおりの納品物かのチェック)
  • 納品と受入(保管場所確定と配送先指示)
  • 代金の支払い(経理への依頼)

このすべてが購買管理の対象です。一つひとつの業務発注や購入の仕事がどの工程にあるのか、結果はどうなったのかなど、IT化することで、管理の正確化や業務の平準化、迅速化につながります。

ほかの基幹システムとの連携

購買管理システムは「コスト管理」のほか、蓄積された購買データを生産計画、販売計画のシミュレーションにも役立てられます。生産や販売額を計画するとき、購買のコストデータが基本となり、各事業部門の計画立案上でのひとつの指標になるわけです。

ERPと購買管理

購買管理がコストの圧縮の役割だけでなく、会社を運営するうえで重要であることがご理解いただけたと思います。企業のビジネスリソースを管理するERPも企業全体の人や資金の最適化を推進するためのシステムです。購買管理との関係はどうなのでしょう。

ERPのメリット、役割

ERPは企業のビジネスリソースのプランニングをシステム化し、迅速で正確なものにします。ERPの役割は企業全体の事業やリソースの最適化であるため、企業トータルのコスト管理や、資源の最適配分を可能にします。営業や生産などが個々に単独に動いていたものを統制し、企業力を高めることができます。

ERPによる購買管理のメリット

購買管理は、いわば企業のコスト管理の中枢です。単に出費を監視するだけではなく、企業の調達活動の全体を俯瞰(ふかん)し、業務改善やビジネス改革の提案をするべき立場です。その点で購買管理や在庫管理はERPシステムの中で運営された方が、その結果がダイレクトに経営やビジネスに生かせるわけです。 在庫管理、販売管理、原価管理、流通管理などと連動して、サプライチェーン内の最適な購買管理を実現することが大切だといえるでしょう。その結果、購買量や価格等のデータ管理から、購買時の相手先の適切な選定や優位な価格交渉ができます。購買を含めたビジネス全体の動きを可視化し、経営予測やプランニングなどへ発展させることが可能です。

購買管理というと、経費削減効果の大きい大企業での話という認識もあるでしょう。ERPについても、大規模な組織を統率するというイメージかもしれません。しかしパートナー企業との連携で、モノと情報を広域に展開しなければならない中堅・中小企業も、大企業並みのリソース管理が必要です。組織とビジネス全体のコスト管理を徹底し、浮いた資金を次のビジネスに投資しなければなりません。そんな使命を持つ中堅・中小企業には、クラウドでERPを調達する方法をおすすめします。SAP Business ByDesignは、これからの中堅・中小企業のスピード感に応えるクラウド型のERPです。

よりベストな購買管理の追求

購買管理はシステム化すれば終了ではありません。ここまでをITで管理するのは一般的だと思いますが、より経営へ生かすために、ほかの基幹システムとの連携を図ることが、ベストな購買管理のあり方なのです。ERPはクラウドで調達できるものもあり、短いリードタイムで生産や販売、経理を含めた購買管理のトータルなシステムが実現できます。