Vol.19:経費精算のデジタル化を会社に認めさせたい!方法を教えて!

【お悩み相談No.201019-1】
新型コロナウイルス感染症(以下、コロナ)の影響もあり、私の会社では、オフィス勤務者はテレワークを働き方の選択肢として、いつでも選べるようにする制度を検討中です。それは良いことなのですが、経理担当の私たちは、紙を扱う業務が多くてテレワークがままならず……。なので、「経費精算だけでもデジタル化しませんか」と上司に具申しているのですが、「経費精算の処理って毎日あることじゃないよね。いいんじゃない、そこは急いで変えなくても」と、なかなかとりあってもらえません。経費精算をデジタル化すれば、私だけではなく、会社の皆が喜ぶと思うのですが……。上長をうまく説得する方法を教えてください。
(製造XX社 経理担当 30歳 女性)

※SAPでは、2020年内は社員全員が在宅勤務の体制をグローバルでとることになっている。以下の対話はすべてビデオ会議越しでの対話となる。


大沢師匠、三田さん。ビデオ会議へのご参加、ありがとうございます!

はい、こんにちは! あれ?三田、背景を変えたわね。そんな小細工を弄して、メタボ進行をごまかそうとしても無駄よ。

そんな目的で変えたんじゃありませんよ!(少し当たっているけど)。そんなことより、会議ですよ、会議。落合さん、本題を始めて。

ハイ。今回も、大沢師匠、ならびに、師匠に悪巧みを看破された三田さんに、お客様からのご相談ごとに回答するためのお知恵を拝借したく。

悪巧みって……あのね、背景を変えた理由はだね……。

まあまあ、いまは相談事へのお答えを考えないと。えーっと、これね、相談事は。なるほど、これはちょっと意外なご相談かも。

え、どこが意外なのですか?

私の知っている限りでは、今は、どのお客様も、経費精算のデジタル化を望まれていて、デジタル化をする、しないではなく、どのツールを使ってデジタル化するのがベストかで迷われているケースがほとんどなのよね。

そうなんですね。確かに、経費精算がデジタル化されていないと、何かと不便ですよね。特に、移動の多い営業の方は大変そう。

そうそう、大変だよ(経験者だからよくわかる)。Excelの経費精算申請書に訪問先と電車賃やタクシー代をいちいち入力して、タクシーを使った場合は、領収書を添付しなければならないと。会議費・接待費を使ったときにも同じく領収書を添付しないとならない。

うーん、やはり面倒そう(私なんか、タクシーの領収書とかなくしちゃいそうだし)。

そうよ。近距離移動のときに使った電車賃なんて、いちいち覚えていないから、インターネット上の経路検索サービスを使って調べたりしてね。経費精算申請書を作るのに毎月50分ぐらいを費やすのが通常よね。

しかも、経費精算申請のために出先からオフィスに戻らなければならない場合もあって、そんなときには非効率をよく感じましたね。仮に、テレワーク用のIT環境が整っていて直行直帰が会社で認められていたとしても、経費精算がデジタル化されていないと、非効率な部分が残されたままになってしまう。

加えて、申請を承認する上長の方まで、会社にいなければならなくなるし、相談者の方のような経理の方はもっと大変。全社員の申請書の内容を一つずつ点検して、金額に間違いがないかどうかをチェックしつつ、申請内容が会社の経費既定に抵触していないかどうか──例えば、接待費が所定の上限を超えていないかとか、事前申告が必要な経費について、事前申告がしっかりと行われているか、なども点検しなければならないもの。

あ、でも、アフターコロナではテレワークが働き方の標準的な選択肢になるとされていますし、コロナのおかげでビデオ会議は便利だと皆が気づいているので、これからは営業の方の移動・出張も減っていきますよね。

ええ、たぶん。

とすると、経費精算の処理は少しラクになるのではないですか。

落合さんの言うとおり、営業の方の移動・出張は減るかもしれないけど、テレワークを本格的に制度化すると、逆に会社全体の経費精算処理は増えると思うわ。テレワークの本格導入と併せて、通勤定期代を支払うという制度がなくなるはずだから。そうなれば、社員がオフィスに通勤するたびに都度経費精算で処理すべき項目が発生することになっちゃう。

なるほど。とすると、今回の相談者の方へのご回答としては、アナログな経費精算によって、経理の方をはじめとする社員の方が貴重な仕事の時間をとられて困っていて、場合によっては、その無駄が今後増大する可能性がある──ということを、上司にきちんと伝えて、理解を求めましょう、といった感じになると思うのですが。

うーん、相談者の方はすでにそうしたことを上司に伝えているでしょうから、経費精算のデジタル化効果を定量化したうえで、上司を説得するようおススメしたほうが良いかも。

効果の定量化ですか?

そう、例えば、SAPの経費精算・管理クラウド「SAP Concur Expense」の場合、その採用で経費精算申請時間の8割強が削減できるという実績がある。そうしたデータを使って、自分の会社の削減効果を試算・定量化し、上司への提案の説得力を高めたほうが、提案が通りやすくなるというわけ。

さすが、師匠。さらりとSAP Concur ExpenseをPR。勉強になります!

いや、別にPRしたわけではないけど、SAP Concur Expenseは国内でも、海外でも売上シェア ナンバーワンの経費精算クラウドだから、これを引き合いに出すことで、経営精算のデジタル化効果の信憑性が増すと思う。

機能的にも便利ですよね、SAP Concur Expense。経費・交通費・交際費の申請/承認がスマホで完結できちゃうし、経路検索サービスとの連携やホテル手配、タクシー配車などなど、好みのサービスとの連携も簡単で、経費明細が自動で取り込まれますし。

そう。それに交通系ICカードやコーポレートカードとも連携するし、経理の方のために、経費規程違反のチェックを自動化する仕組みも提供している。

カード連携で大切なことを思い出したけど、今年(2020年)の10月1日から改正電子帳簿保存法が施行されて、経費精算のデジタル処理がまた一段ラクになったことも、相談者の方へのお返事に入れておいてね(経理の方ならご存知だとは思うけど)。

え、何ですか?カイセイ…チョウボ、ホウ?それって、経費精算のデジタル化とどんな関係があるのでしょう。

あれ、知らないの、ダメじゃない。電子帳簿保存法は、領収書・請求書などを、紙ではなく電子的に保存するためのルールを規定した法律よ。2016年の改定で、スマートフォンで撮影した領収書やレシートの画像にタイムスタンプを付与すれば、正式な税務証憑(取引の証拠)として認められるようになり、それで経費精算のデジタル化がかなり進んだのだけど、紙の領収書・レシートを受け取ること自体は必要で、それを電子化する手間も必要とされてきたわよね。

ええ、そうです。

今度(2020年10月1日施行)の電子帳簿保存法の改正では、紙の領収書・レシートの受領も不要にしてしまうべく、「キャッシュレス決済における電子的な明細があれば、紙の領収書等を受領しなくてもよい」ってルールが定められたの。これで、例えば、コーポレートカードなどで経費の支払いを行って、その明細データを、SAP Concur Expenseのように電子帳簿保存法対応のサービスと連携させれば、紙の領収書をもらう必要も、スマートフォンで撮影する必要もなくなるワケ。

まさに、便利さアップですね。そして、SAP Concur Expenseと交通系ICカードやコーポレートカードの連携がさらに活きてくると。

そういうこと。また、SAP Concurには、請求書処理のデジタル化を実現する「SAP Concur Invoice」というサービスもあって、これも電子帳簿保存法に対応しているの。なので、請求書支払いのオンライン申請/承認・モバイル承認、自動突合(発注申請・納品情報・請求書情報)といった効率化が実現されるのよ。

分かりました!とにかく、相談者の方には、経費精算のデジタル化効果の定量試算をおススメしつつ、改正電子帳簿保存法の情報と、SAP Concurのメリットをお伝えしておきますね。

そうそう、よろしくね。ところで、三田。あなたまさか、間食用食料を、経費で落としてないでしょうね。テレワーク奨励費とかの名目で。

そ、そんなことするわけないじゃないですか!

でも、社員食堂とか、社員用カフェテリアとか、社員用飲料とか、その辺りが充実している会社の方々は、テレワーク支援として、お昼・おやつの補助金が欲しいなあ、とか、一部経費化してくれないかなあ、って思っている可能性はありますね。

まあ、そうかもしれないけど、三田の間食を経費化されたら、会社がすぐにつぶれちゃう。

おっしゃるとおりですね、三田さん残念ですが、あきらめてください。

なんのこっちゃ。



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